Pomysł bazuje na zasadzie – im większe zamówienie, tym większy rabat – a o wielkości zamówienia decyduje w tym przypadku liczba potencjalnych nabywców. O coraz większym zainteresowaniu takim modelem dokonywania indywidualnych zakupów świadczy rosnąca popularność internetowych portali typu Groupon, Gruper, FastDeal, MyDeal, a istnieje jeszcze wiele innych. Rynek zakupów grupowych to jeden z najszybciej rozwijających się obecnie segmentów handlu – również w Polsce.

Podobne modele wspólnych (grupowych) zakupów możliwe są do zastosowania przy udzielaniu zamówień publicznych. Przewidują to artykuły: 15a i 16 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r. nr 113, poz. 759 ze zm. – ustawa PZP). O ile jednak art. 15a ustawy PZP, regulujący instytucję tzw. Centralnego Zamawiającego, może mieć zastosowanie praktycznie wyłącznie dla podmiotów z sektora administracji rządowej, o tyle  art. 16 ustawy PZP może mieć zastosowanie dla każdego podmiotu zobowiązanego do stosowania przy udzielaniu zamówień ustawy PZP.

Zgodnie z ustawowym zapisem (art. 16 ust. 1 ustawy PZP) wspólne prowadzenie postępowania (zamówienie wspólne) polega na wyznaczeniu przez zainteresowanych zamawiających spośród własnego grona zamawiającego upoważnionego do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia w ich imieniu i na ich rzecz. Wyznaczenie to następować będzie w drodze zgodnego i  dobrowolnego porozumienia zainteresowanych stron – najczęściej dokonywane będzie w drodze dwu lub wielostronnej (zależnie od liczby zainteresowanych podmiotów) umowy cywilnoprawnej. Może to być również jednostronna czynność prawna czyli pełnomocnictwo upoważniające dany podmiot (np. ARAW SA) do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia w imieniu i na rzecz pozostałych zamawiających. W literaturze wygłaszany jest również pogląd, zgodnie z którym z  powodu braku ustawowego zakazu można również założyć, że wyznaczony zamawiający może przeprowadzać postępowanie o udzielenie zamówienia także wyłącznie na rzecz i w imieniu innych zamawiających – będzie on w tym przypadku pełnił wyłącznie funkcję usługodawczą. Zamawiający upoważniony przez innych zamawiających do przeprowadzenia postępowania może również korzystać z pomocy podmiotów trzecich, pełniących np. funkcję profesjonalnego doradcy.

Warto zaznaczyć, że wyznaczenie wspólnego zamawiającego (obojętnie – czy to w formie upoważnienia, czy też w formie umowy) nie oznacza, że pozostałe zainteresowane podmioty tracą status zamawiających – oznacza jedynie formalną podstawę dla wyznaczonego podmiotu do skutecznego dokonywania czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w imieniu i na rzecz innych zamawiających.

Ustawa PZP nie definiuje żadnej przesłanki, od której uzależnione byłoby prowadzenie jednego postępowania przez grupę zamawiających. Biorąc jednak pod uwagę istotę zamówienia wspólnego, można mówić o konieczności spełnienia zaledwie dwóch przesłanek:

• 

  Zaistnieniu porozumienia co najmniej dwóch podmiotów zobowiązanych do stosowania ustawy PZP, oraz
  
• Tożsamości przedmiotu zamówienia – przedmiotem zainteresowania wszystkich podmiotów muszą być towary lub usługi z tej samej grupy lub kategorii zamówienia lub roboty budowlane polegające na realizacji inwestycji, dotyczącej obu lub więcej zainteresowanych zamawiających. 

Przy zamówieniach wspólnych nie ma kompletnie żadnego znaczenia ani wielkość poszczególnych podmiotów, ani ich konstrukcja organizacyjna (prawna), ani przynależność do takiej czy innej struktury. Mogą to być więc zarówno gminy, jak i starostwa powiatowe, różnego rodzaju przedsiębiorstwa czy spółki komunalne, szkoły, szpitale oraz każdy inny podmiot zobowiązany do stosowania przepisów ustawy Pzp (podmiotem takim jest również ARAW SA).

Ważne jest również, aby pamiętać, że tożsamość przedmiotu zamówienia niekoniecznie musi się wiązać z przyjęciem przez wszystkich zainteresowanych zamawiających tych samych warunków realizacji zamówienia. Tam, gdzie będzie to możliwe (najczęściej w przypadku realizacji dostaw) mogą się one (i najczęściej będą) różnić w zależności od indywidualnych potrzeb i możliwości danego zamawiającego np. dostawa in loco do siedziby danego zamawiającego.

PRZYKŁADY ZAKUPÓW I ZAMÓWIEŃ  REALIZOWANYCH W RAMACH ZAMÓWIEŃ WSPÓLNYCH

Nie w każdej oczywiście sytuacji możliwe będzie wspólne przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Do zamówień szczególnie nadających się, ze względu na swój uniwersalny charakter, do zrealizowania w trybie art. 16 ust. 1 ustawy PZP, zaliczyć możemy m.in.:

A.DOSTAWY

1. Paliw,
2. Prasy,
3. Energii elektrycznej,
4. Środków transportu (samochody osobowe i ciężarowe),
5. Materiałów biurowych,
6. Sprzętu komputerowego,
7. Oprogramowania,
8. Sprzętu biurowego,
9. Mebli,

B.USŁUGI

1. Telekomunikacyjne (telefonia stacjonarna i komórkowa, dostęp do internetu),
2. Dostęp do tematycznych portali i baz danych (w tym m. in. KRD),
3. Doradcze,
4. Opracowywanie dokumentacji aplikacyjnych, strategii, sporządzanie analiz,
5. Szkoleniowe,
6. Serwis i obsługa środków transportu,
7. Transportowe,
8. Zbiórka odpadów i usuwanie nieczystości,
9. Poligraficzne,
10. Ubezpieczeniowe,
11. Utrzymania czystości,
12. Ochrony osób i mienia.

C. ROBOTY BUDOWLANE

1. Spalarnie, sortownie odpadów, wysypiska śmieci,
2. Urządzenia rekreacyjne m.in. ścieżki rowerowe, kąpieliska
3. Infrastruktura komunikacyjna
4. Realizacja budynku biurowego na potrzeby kilku zamawiających

Wymienione powyżej dziedziny stanowią jedynie najbardziej typowe zamówienia możliwe do realizacji w ramach tzw. zamówień wspólnych. Nie jest to rzecz jasna katalog zamknięty. Jak już wspomniano wcześniej, liczy się tylko i wyłącznie wola stron oraz tożsamość przedmiotu zamówienia – nie ma przedmiotu zamówienia, co do którego istniałby jakikolwiek ustawowy zakaz realizacji w trybie art. 16 ust. 1 ustawy Pzp. Możliwa  jest realizacja każdego zamówienia – zainteresowani zamawiający sami decydują, czy jest to uzasadnione względami finansowymi, technicznymi czy też organizacyjnymi.

KORZYŚCI DLA ZAMAWIAJĄCYCH

Podstawową i najważniejszą korzyścią ze wspólnego udzielenia zamówienia publicznego są oszczędności finasowe – nawet do 30% w stosunku do dostaw lub usług zamawianych osobno przez poszczególnych zamawiających – im większa skala zamówienia tym potencjalnie niższa cena.
Do pozostałych korzyści zaliczyć możemy m.in.:

• Możliwość uzyskania lepszych dla poszczególnych zamawiających (zwłaszcza tych mniejszych) warunków realizacji przedmiotu zamówienia,
• Możliwość ujednolicenia stosowanych rozwiązań, np. informatycznych, w ramach grupy współpracujących ze sobą jednostek samorządu terytorialnego,
• Usprawnienie przebiegu postępowania,
• Możliwość skupienia się JST na innych zadaniach - za prawidłową organizację i przeprowadzenie postępowania odpowiada ARAW SA,
• Kształtowanie i umacnianie wizerunku danej gminy jako JST stosującej nowoczesne i przynoszące oszczędności rozwiązania,
• Nawiązywanie ściślejszej współpracy między różnymi JST i wynikająca stąd wymiana doświadczeń.

BARIERY

Bariery, które należy pokonać w procesie upowszechniania  wspólnych zamówień to:

1. Obawa przed utratą kontroli nad realizacją zamówienia,
2. Obawa przed ograniczaniem konkurencji i monopolizacją rynku, co w konsekwencji po pewnym czasie mogłoby doprowadzić do wzrostu cen,
3. Trudności w zdefiniowaniu czy też doprecyzowaniu wspólnego przedmiotu zamówienia,
4. Obawa przed skomplikowaniem procedury, wynikającym z konieczności połączenia w jedno kilku odrębnych postępowań.
   

Barierę wymienioną w punkcie pierwszym bardzo łatwo wyeliminować poprzez odpowiednie zapisy umowy regulującej współpracę  podmiotów wspólnie udzielających zamówienia publicznego. Zawarcie takiej umowy pozwala na wyczerpujące i precyzyjne określenie zasad, jakie będą obowiązywały w trakcie prowadzenia planowanego postępowania - poza dokładnym zakresem pełnomocnictwa, również zakres zobowiązań poszczególnych zamawiających, zasady prowadzenie postępowania, itp. Jest to szczególnie istotne, biorąc pod uwagę, że u różnych zamawiających mogą obowiązywać (i najczęściej będzie to miało miejsce) różne regulaminy udzielania zamówień publicznych.

Bariery z punktów 2-4 ominąć można poprzez gruntowne zdiagnozowanie opłacalności zastosowania w danym przypadku konstrukcji zamówienia wspólnego oraz prawidłowe przygotowanie i przeprowadzenie postępowania.

Centrum Usług Samorządowych w oparciu o merytoryczną i profesjonalną kadrę oferuje Państwu wszechstronną, merytoryczną pomoc na każdym etapie udzielenia zamówienia wspólnego:

• jako upoważniony podmiot przeprowadzający w imieniu Państwa jednostek i na ich rzecz postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, lub
• jako doradca służący pomocą wyznaczonemu zamawiającemu na każdym etapie przygotowania i przeprowadzenia postępowania.

Do pobrania - Prezentacja